ਦਿਲੇਕਚੇ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਦਾ—ਇਸ ਦਾ ਸਹੀ ਜਵਾਬ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਮੰਗ/ਸ਼ਿਕਾਇਤ/ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ ਸਰਕਾਰੀ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ, ਛੋਟੇ ਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਵਾਕਾਂ ਨਾਲ, ਸਹੀ ਸਿਰਲੇਖ ਅਤੇ “ਵਿਸ਼ਾ” ਸਮੇਤ ਲਿਖੋ। ਇੱਕ ਵੈਧ ਦਿਲੇਕਚੇ ਵਿੱਚ ਸੰਬੰਧਿਤ ਦਫ਼ਤਰ ਦਾ ਨਾਮ, ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਦੀ ਪਛਾਣ, ਘਟਨਾ/ਹਾਲਾਤ ਦਾ ਨਿਚੋੜ, ਤੁਹਾਡੀ ਮੰਗ, ਤਾਰੀਖ਼ ਅਤੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਸਾਫ਼-ਸਾਫ਼ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਗਾਈਡ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਫਾਰਮੈਟ, ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਅਤੇ ਕਾਪੀ-ਪੇਸਟ ਨਮੂਨਾ ਵੀ ਪਾਵੋਗੇ।
ਦਿਲੇਕਚਾ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਲੋੜ ਪੈਂਦੀ ਹੈ?
ਦਿਲੇਕਚਾ ਇਕ ਲਿਖਤੀ ਅਰਜ਼ੀ ਹੈ ਜਿਸ ਰਾਹੀਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਸਰਕਾਰੀ ਦਫ਼ਤਰ/ਸੰਸਥਾ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਮੰਗ, ਸ਼ਿਕਾਇਤ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਜਾਂ ਸੁਧਾਰ ਦੀ ਅਪੀਲ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਦੱਸਦੇ ਹੋ। ਜਦੋਂ ਮੌਖਿਕ ਗੱਲਬਾਤ ਨਾਲ ਗੱਲ ਦਰਜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ, ਜਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ “ਰਿਕਾਰਡ ‘ਚ” ਮੰਗ ਪਾਉਣੀ ਹੋਵੇ, ਤਦ ਦਿਲੇਕਚਾ ਸਭ ਤੋਂ ਢੁੱਕਵਾਂ ਤਰੀਕਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਦਿਲੇਕਚੇ ਦੇ ਆਮ ਮਕਸਦ
- ਕਿਸੇ ਕਾਰਵਾਈ/ਫ਼ੈਸਲੇ ਬਾਰੇ ਅਪੀਲ ਜਾਂ ਦੁਬਾਰਾ ਵਿਚਾਰ ਦੀ ਬੇਨਤੀ
- ਗਲਤੀ ਸਧਾਰਨ, ਰਿਕਾਰਡ ਠੀਕ ਕਰਵਾਉਣਾ
- ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਦਰਜ ਕਰਵਾਉਣਾ
- ਪ੍ਰਮਾਣ-ਪੱਤਰ/ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਦੀ ਬੇਨਤੀ
- ਕਿਸੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ/ਸੇਵਾ ਬਾਰੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਮੰਗਣਾ
ਵੈਧ ਦਿਲੇਕਚੇ ਦੀ ਬਣਤਰ: ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਿੱਸੇ
ਦਿਲੇਕਚੇ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਦਾ—ਇਸਦਾ ਸਭ ਤੋਂ “ਸੇਫ਼” ਫਾਰਮੂਲਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਨਿਯਮਤ ਬਣਤਰ ਫਾਲੋ ਕਰੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਦਫ਼ਤਰ ਨੂੰ ਪਤਾ ਲੱਗੇ ਕਿ ਕੌਣ ਲਿਖ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਮਾਮਲਾ ਕੀ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਬਣਤਰ ਸਧਾਰਨ ਹੋਵੇ, ਪਰ ਹਰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਿੱਸਾ ਮੌਜੂਦ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
1) ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ (ਕਿਸ ਦਫ਼ਤਰ ਨੂੰ?)
ਉੱਪਰ ਸੱਜੇ ਜਾਂ ਉੱਪਰ ਖੱਬੇ (ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਰਿਵਾਜ ਅਨੁਸਾਰ) ਦਫ਼ਤਰ/ਵਿਭਾਗ ਦਾ ਨਾਮ ਲਿਖੋ। ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਤਾਂ “ਕਾਰਜਾਲਾ/ਦਫ਼ਤਰ” ਅਤੇ “ਵਿਭਾਗ” ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
2) ਵਿਸ਼ਾ (Subject)
ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ ਕਿ ਅਰਜ਼ੀ ਕਿਸ ਬਾਰੇ ਹੈ। ਵਿਸ਼ਾ ਛੋਟਾ, ਪਰ ਦਿਸ਼ਾ-ਦਰਸ਼ਕ ਹੋਵੇ।
3) ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਦੀ ਪਛਾਣ ਅਤੇ ਸੰਪਰਕ
ਨਾਮ, ਪਤਾ, ਫ਼ੋਨ/ਈਮੇਲ (ਜੇ ਲਾਗੂ) ਲਿਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਦਫ਼ਤਰ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰ ਸਕੇ। ਜੇ ਫਾਈਲ/ਅਰਜ਼ੀ ਨੰਬਰ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹ ਵੀ ਇੱਥੇ ਜਾਂ ਵਿਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ।
4) ਮੁੱਖ ਅਰਜ਼ੀ (Body)
- ਹਾਲਾਤ/ਘਟਨਾ ਦਾ ਨਿਚੋੜ: ਕੀ, ਕਦੋਂ, ਕਿੱਥੇ (ਜਿੰਨਾ ਲੋੜੀਦਾ)
- ਤੁਹਾਡੀ ਮੰਗ: ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ
- ਕਾਰਨ/ਸਪਸ਼ਟੀਕਰਨ: ਜਿੰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ, ਉੱਨਾ ਹੀ
5) ਲਗਾਤਾਰਾਂ (ਅਟੈਚਮੈਂਟ) ਦੀ ਸੂਚੀ
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜੋੜ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ “ਲਗਾਤਾਰਾਂ” ਹੇਠ ਸੂਚੀ ਦਿਓ।
6) ਤਾਰੀਖ਼ ਅਤੇ ਦਸਤਖ਼ਤ
ਅੰਤ ‘ਤੇ ਤਾਰੀਖ਼ ਅਤੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ। ਨਾਮ ਸਾਫ਼ ਲਿਖੋ।
ਛੋਟੀ ਟੇਬਲ: ਹਿੱਸੇ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਮਕਸਦ
| ਹਿੱਸਾ | ਮਕਸਦ |
|---|---|
| ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ | ਅਰਜ਼ੀ ਕਿੱਥੇ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ, ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰਨਾ |
| ਵਿਸ਼ਾ | ਫਾਈਲਿੰਗ/ਸਕੈਨਿੰਗ ਲਈ ਤੇਜ਼ ਪਛਾਣ |
| ਪਛਾਣ/ਸੰਪਰਕ | ਅਰਜ਼ੀਦਾਤਾ ਦੀ ਪਛਾਣ ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਲਈ ਜਾਣਕਾਰੀ |
| ਮੁੱਖ ਅਰਜ਼ੀ | ਮਾਮਲਾ + ਮੰਗ ਨੂੰ ਤੱਥਾਂ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ |
| ਲਗਾਤਾਰਾਂ | ਸਬੂਤ/ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ |
| ਤਾਰੀਖ਼/ਦਸਤਖ਼ਤ | ਵੈਧਤਾ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ |
ਲਿਖਣ ਦਾ ਅੰਦਾਜ਼: ਸਪਸ਼ਟ, ਨਮ੍ਰ ਅਤੇ ਮਾਪਯੋਗ
ਦਿਲੇਕਚੇ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਦਾ ਦਾ ਅਸਲ “ਟ੍ਰਿਕ” ਫਾਰਮੈਟ ਨਹੀਂ, ਬਲਕਿ ਭਾਸ਼ਾ ਹੈ: ਨਮ੍ਰ, ਤੱਥ-ਆਧਾਰਿਤ ਅਤੇ ਮੰਗ-ਕੇਂਦਰਿਤ। ਲੰਬੀਆਂ ਭਾਵਨਾਤਮਕ ਲਾਈਨਾਂ ਜਾਂ ਦੋਸ਼ ਲਗਾਉਣ ਵਾਲਾ ਅੰਦਾਜ਼ ਤੁਹਾਡੀ ਅਰਜ਼ੀ ਨੂੰ ਕਮਜ਼ੋਰ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਛੋਟੇ ਪੈਰਾਗ੍ਰਾਫ, ਇਕੋ ਮਾਮਲਾ–ਇਕੋ ਅਰਜ਼ੀ ਵਾਲਾ ਨਿਯਮ ਰੱਖੋ।
ਕੀ ਕਰੋ
- “ਮੈਂ ਬੇਨਤੀ ਕਰਦਾ/ਕਰਦੀ ਹਾਂ ਕਿ…” ਵਰਗੀ ਨਮ੍ਰ ਭਾਸ਼ਾ ਵਰਤੋ
- ਤੱਥਾਂ ਨੂੰ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ (ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਬੁਲੇਟ ਪੌਇੰਟ)
- ਆਪਣੀ ਮੰਗ ਨੂੰ ਇਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ
- ਜੇ ਕੋਈ ਰੈਫਰੈਂਸ/ਨੰਬਰ ਹੈ, ਉਹ ਸਹੀ ਲਿਖੋ
ਕੀ ਨਾ ਕਰੋ
- ਗਾਲੀ-ਗਲੌਚ, ਤੰਜ਼ ਜਾਂ ਧਮਕੀ ਵਾਲੀ ਭਾਸ਼ਾ
- ਬਿਨਾਂ ਸਬੂਤ ਦੇ ਦਾਅਵੇ (ਜੇ ਸਬੂਤ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਨਿਰਪੱਖ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ “ਮੇਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਨੁਸਾਰ” ਵਰਗਾ ਫਰੇਮ)
- ਇਕੋ ਅਰਜ਼ੀ ਵਿੱਚ ਕਈ ਅਣਜੁੜੀਆਂ ਮੰਗਾਂ
- ਅਸਪਸ਼ਟ ਮੰਗ: “ਕੁਝ ਕਰ ਦਿਓ” ਦੀ ਥਾਂ “ਫਲਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਸਧਾਰਿਆ ਜਾਵੇ”
ਕਾਪੀ-ਪੇਸਟ ਲਈ ਵੈਧ ਦਿਲੇਕਚਾ ਨਮੂਨਾ (ਟੈਮਪਲੇਟ)
ਦਿਲੇਕਚੇ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਦਾ—ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤਾ ਟੈਮਪਲੇਟ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਸਰਕਾਰੀ ਮਿਆਰਾਂ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਰੱਖਿਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਕੋਠਿਆਂ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਆਪਣੇ ਕੇਸ ਅਨੁਸਾਰ ਭਰੋ, ਪਰ ਮੰਗ ਨੂੰ ਇਕੋ, ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਨਮ੍ਰ ਰੱਖੋ।
ਟੈਮਪਲੇਟ (ਪੰਜਾਬੀ):
[ਦਫ਼ਤਰ/ਵਿਭਾਗ ਦਾ ਨਾਮ]
[ਪਤਾ/ਸ਼ਹਿਰ (ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ)]
ਵਿਸ਼ਾ: [ਅਰਜ਼ੀ ਦਾ ਛੋਟਾ, ਸਪਸ਼ਟ ਵਿਸ਼ਾ]
ਮਹੋਦਯ/ਮਹੋਦਯਾ ਜੀ,
ਮੈਂ [ਤੁਹਾਡਾ ਨਾਮ], [ਪਿਤਾ/ਮਾਤਾ ਦਾ ਨਾਮ (ਚੋਣਵੀਂ)], ਨਿਵਾਸੀ [ਪੂਰਾ ਪਤਾ]। ਮੇਰਾ ਸੰਪਰਕ ਨੰਬਰ [ਫ਼ੋਨ] ਅਤੇ ਈਮੇਲ [ਈਮੇਲ (ਜੇ ਹੋਵੇ)] ਹੈ।
ਮੈਂ ਤੁਹਾਡੇ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਲਿਆਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦਾ/ਚਾਹੁੰਦੀ ਹਾਂ ਕਿ [ਘਟਨਾ/ਮਾਮਲੇ ਦਾ 2–4 ਲਾਈਨਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿਚੋੜ: ਕੀ ਹੋਇਆ, ਕਦੋਂ, ਕਿੱਥੇ, ਸੰਬੰਧਿਤ ਰੈਫਰੈਂਸ/ਅਰਜ਼ੀ ਨੰਬਰ (ਜੇ ਹੋਵੇ)]।
ਇਸ ਲਈ ਮੇਰੀ ਬੇਨਤੀ ਹੈ ਕਿ [ਸਪਸ਼ਟ ਮੰਗ: ਕੀ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ/ਕਿਹੜਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜਾਰੀ ਹੋਵੇ/ਕਿਹੜੀ ਗਲਤੀ ਸਧਾਰੀ ਜਾਵੇ]।
ਲਗਾਤਾਰਾਂ: [ਜੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਹੇਠਾਂ ਸੂਚੀ]
ਤੁਹਾਡਾ ਧੰਨਵਾਦ।
ਤਾਰੀਖ਼: [DD-MM-YYYY]
ਸਥਾਨ: [ਸ਼ਹਿਰ/ਕਸਬਾ]
ਦਸਤਖ਼ਤ: ____________
ਨਾਮ: [ਤੁਹਾਡਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ]
ਇੱਕ ਛੋਟਾ “ਵਿਸ਼ਾ” ਉਦਾਹਰਨ (ਸਿਰਫ਼ ਫਾਰਮੈਟ ਲਈ)
- ਵਿਸ਼ਾ: ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਨਾਮ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧੀਕਰਨ ਬਾਰੇ ਬੇਨਤੀ
- ਵਿਸ਼ਾ: ਪ੍ਰਮਾਣ-ਪੱਤਰ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਸਬੰਧੀ ਅਰਜ਼ੀ
- ਵਿਸ਼ਾ: ਸ਼ਿਕਾਇਤ—ਸੇਵਾ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ ਬਾਰੇ
(ਨੋਟ: ਆਪਣੀ ਸਥਿਤੀ ਅਨੁਸਾਰ ਸ਼ਬਦ ਚੁਣੋ; ਬਿਨਾਂ ਲੋੜ ਦੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਧਾਰਾਵਾਂ/ਦਾਅਵੇ ਨਾ ਜੋੜੋ।)
ਲਗਾਤਾਰਾਂ/ਅਟੈਚਮੈਂਟ: ਕਿਵੇਂ ਦਰਜ ਕਰਨੇ ਹਨ?
ਦਿਲੇਕਚੇ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਦਾ ਵਿੱਚ ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਅਕਸਰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹੀ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜੋ ਅਰਜ਼ੀ ਨੂੰ “ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ” ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਬੂਤ ਜੋੜਦੇ ਹੋ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਨੰਬਰ ਲਗਾ ਕੇ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ ਅਤੇ ਹਰ ਕਾਗਜ਼ ‘ਤੇ ਆਪਣਾ ਨਾਮ/ਮਾਮਲਾ-ਰੈਫਰੈਂਸ ਲਿਖਣਾ ਉਪਯੋਗੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਲਿਖਣ ਦਾ ਸੁਝਾਇਆ ਫਾਰਮੈਟ
- ਲਗਾਤਾਰ 1: [ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਨਾਮ/ਵਰਣਨ]
- ਲਗਾਤਾਰ 2: [ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਨਾਮ/ਵਰਣਨ]
ਜੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਹੀਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਕੀ?
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ “ਲਗਾਤਾਰਾਂ: ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ” ਜਾਂ ਇਹ ਲਾਈਨ ਛੱਡ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਪਰ ਜੇ ਮਾਮਲਾ ਸਬੂਤ-ਅਧਾਰਿਤ ਹੈ, ਤਾਂ ਜਿੱਥੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਰਸੀਦ/ਪੱਤਰ/ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ੌਟ/ਆਦੇਸ਼ ਦੀ ਕਾਪੀ ਵਰਗਾ ਸਬੰਧਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜੋੜਨਾ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਅਤੇ ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ
ਦਿਲੇਕਚੇ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਦਾ ਦਾ ਆਖਰੀ ਕਦਮ “ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ” ਹੈ: ਇੱਥੇ ਹੀ ਵਧੇਰੇ ਗਲਤੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ—ਤਾਰੀਖ਼ ਭੁੱਲ ਜਾਣਾ, ਵਿਸ਼ਾ ਗਾਇਬ ਹੋਣਾ, ਜਾਂ ਮੰਗ ਅਸਪਸ਼ਟ ਰਹਿ ਜਾਣਾ। ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਤੁਹਾਡੀ ਅਰਜ਼ੀ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਚੈੱਕਲਿਸਟ (ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ)
- [ ] ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਫ਼ਤਰ/ਵਿਭਾਗ ਸਹੀ ਹੈ
- [ ] “ਵਿਸ਼ਾ” ਇਕ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ
- [ ] ਪਹਿਲੇ ਪੈਰਾਗ੍ਰਾਫ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਕੌਣ ਹੋ + ਸੰਪਰਕ ਦਿੱਤਾ ਹੈ
- [ ] ਮਾਮਲਾ 1–2 ਛੋਟੇ ਪੈਰਾਗ੍ਰਾਫਾਂ ਵਿੱਚ ਸਮਝ ਆ ਰਿਹਾ ਹੈ
- [ ] ਮੰਗ ਇਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਮਾਪਯੋਗ ਹੈ (ਕੀ ਕਾਰਵਾਈ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ)
- [ ] ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ (ਜੇ ਹਨ) ਦਿੱਤੀ ਹੈ
- [ ] ਤਾਰੀਖ਼ + ਦਸਤਖ਼ਤ + ਨਾਮ ਮੌਜੂਦ ਹਨ
ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ
- ਬਹੁਤ ਲੰਬੀ ਪਿਛੋਕੜ, ਪਰ ਮੰਗ ਗਾਇਬ
- ਗਲਤ ਦਫ਼ਤਰ ਨੂੰ ਅਰਜ਼ੀ (ਫਿਰ ਫਾਈਲ ਘੁੰਮਦੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ)
- ਤੱਥਾਂ ਵਿੱਚ ਕਨਫਿਊਜ਼ਨ: ਇੱਕੋ ਗੱਲ ਕਈ ਢੰਗ ਨਾਲ
- ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਕਾਗਜ਼ ਨਾਲ ਲਗੇ ਹੋਏ
- ਅਸਪਸ਼ਟ ਵਿਸ਼ਾ ਜਾਂ ਸਿਰਫ਼ “ਅਰਜ਼ੀ” ਲਿਖ ਦੇਣਾ
ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਸਵਾਲ
ਦਿਲੇਕਚੇ ਵਿੱਚ “ਮਹੋਦਯ/ਮਹੋਦਯਾ” ਲਿਖਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ?
ਲਾਜ਼ਮੀ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਇਹ ਨਮ੍ਰ ਅਤੇ ਸਧਾਰਨ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਹੈ ਜੋ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦਫ਼ਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸਵੀਕਾਰਯੋਗ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਅਹੁਦੇਦਾਰ ਦਾ ਨਾਮ ਜਾਣਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ “ਸ਼੍ਰੀ/ਸ਼੍ਰੀਮਤੀ [ਨਾਮ], [ਅਹੁਦਾ] ਜੀ” ਵੀ ਲਿਖ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਮੁੱਖ ਗੱਲ: ਸੰਬੋਧਨ ਨਮ੍ਰ ਅਤੇ ਤਟਸਥ ਹੋਵੇ।
ਦਿਲੇਕਚਾ ਹੱਥੋਂ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਟਾਈਪ?
ਦੋਵਾਂ ਤਰੀਕੇ ਚੱਲਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਟਾਈਪ ਕੀਤਾ ਦਿਲੇਕਚਾ ਆਮ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਵਧੇਰੇ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਅਤੇ ਸਾਫ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜਿੱਥੇ ਹੱਥੋਂ ਲਿਖੀ ਅਰਜ਼ੀ ਦੀ ਮੰਗ ਹੋਵੇ, ਉੱਥੇ ਸਾਫ਼ ਲਿਖਾਈ, ਕੱਟ-ਛਾਂਟ ਘੱਟ, ਅਤੇ ਸਾਰੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਿੱਸੇ (ਵਿਸ਼ਾ, ਤਾਰੀਖ਼, ਦਸਤਖ਼ਤ) ਜ਼ਰੂਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਵਿਸ਼ਾ (Subject) ਵਿੱਚ ਕੀ ਲਿਖਣਾ ਸਭ ਤੋਂ ਠੀਕ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ?
ਵਿਸ਼ਾ ਵਿੱਚ “ਕਾਰਵਾਈ + ਮਾਮਲਾ” ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ, ਜਿਵੇਂ “ਰਿਕਾਰਡ ਸਧਾਰਨ ਬਾਰੇ ਬੇਨਤੀ” ਜਾਂ “ਪ੍ਰਮਾਣ-ਪੱਤਰ ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਸਬੰਧੀ ਅਰਜ਼ੀ”। ਲੰਬਾ ਵਾਕ ਜਾਂ ਪੂਰੀ ਕਹਾਣੀ ਵਿਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਨਾ ਲਿਖੋ। ਵਿਸ਼ਾ ਦਾ ਮਕਸਦ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਪਛਾਣਯੋਗ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ।
ਕੀ ਦਿਲੇਕਚੇ ਵਿੱਚ ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਨਾ ਹੋਣ ਨਾਲ ਅਰਜ਼ੀ ਅਵੈਧ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ?
ਨਹੀਂ, ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਨਾ ਹੋਣ ਨਾਲ ਅਰਜ਼ੀ ਆਪਣੇ ਆਪ ਅਵੈਧ ਨਹੀਂ ਬਣਦੀ। ਪਰ ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਮੰਗ ਕਿਸੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਸਬੂਤ ‘ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੈ, ਤਾਂ ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਨਾਲ ਮਾਮਲਾ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਮਜ਼ਬੂਤ ਬਣਦਾ ਹੈ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਾ ਹੋਣ ‘ਤੇ ਵੀ ਆਪਣੀ ਮੰਗ ਤੱਥਾਂ ਨਾਲ ਨਿਰਪੱਖ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲਿਖੋ।
ਨਤੀਜਾ + ਅਗਲਾ ਕਦਮ
ਦਿਲੇਕਚੇ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਦਾ—ਇਸਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਤਰੀਕਾ ਹੈ: ਸਹੀ ਦਫ਼ਤਰ, ਇਕ ਲਾਈਨ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ, ਤੱਥਾਂ ਦਾ ਛੋਟਾ ਨਿਚੋੜ, ਇਕ ਸਪਸ਼ਟ ਮੰਗ, ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ਼-ਦਸਤਖ਼ਤ। ਹੁਣ ਤੁਸੀਂ ਉੱਪਰ ਦਿੱਤਾ ਟੈਮਪਲੇਟ ਕਾਪੀ ਕਰਕੇ ਆਪਣੇ ਵੇਰਵੇ ਭਰੋ, ਲਗਾਤਾਰਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਜੋੜੋ, ਅਤੇ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਨਾਲ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਫਿਰ ਮਿਲਾਉਣੀ ਕਰ ਲਵੋ।
